МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральная служба
по надзору в сфере
образования и науки
(Рособрнадзор)

ул. Садовая-Сухаревская, 16,
Москва, К-51, ГСП-4, 127994
телефон/факс: 208-61-58
ИНН 7701537808

24.05.2006 № 01-290/08-01

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену.
Приложение: на 9 л.

Руководитель

Приложение к письму
Федеральной службы по надзору в
сфере образования и науки
от 24.05.2006 № 01-290/08-01

Рекомендации по организации приема, передачи, учета,
хранения и уничтожения материалов и документов
по единому государственному экзамену

1. Область применения
1.1. Настоящие Рекомендации (далее - рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.
1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов Российской Федерации (далее - ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:
муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);
государственной экзаменационной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - ГЭК);
конфликтных комиссий субъектов Российской Федерации;
предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;
региональных центров обработки информации (далее - РЦОИ);
первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);
пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).
2. Общие положения.

2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:
2.1.1 экзаменационные материалы, которые включают:
­ экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель),
­ материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель);
2.1.2 документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое;
2.1.3 материалы проверки ответов участников ЕГЭ:
­ копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков;
­ бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
­ протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение";
2.1.4 протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;
2.1.5 апелляционные материалы:
­ апелляции;
­ журналы (листы) регистрации апелляций;
­ заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
­ заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);
­ протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;
2.1.6 бланки свидетельств о результатах ЕГЭ;
2.1.7 ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;
2.1.8 акт приемки-передачи различных материалов и документов.
2.2. Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ согласованы и/или утверждены Рособрнадзором инструкциями по соответствующим технологиям проведения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии (приложение 1).
Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты Российской Федерации разрабатывают и утверждают самостоятельно.
2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.
2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.
2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.
3. Приемка
3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект Российской Федерации из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).
3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.
3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект Российской Федерации из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации .
3.4. Поступление материальных ценностей оформляются актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. также п. 4.3 и п. 4.4).
3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 2.1, формируются в субъекте Российской Федерации в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями
4. Передача
4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются инструкциями.
4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производится в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.
4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.
4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.
4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.
5. Учет
5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.
ОУО (МОУО) организует работы по учету материалов и документов ЕГЭ: осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур, организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, размещение на хранение и уничтожение материалов, не подлежащих хранению.
5.2. ОУО субъекта Российской Федерации рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные пунктом 2.1 настоящих рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте Российской Федерации.
Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден Росархивом от 27.10.2002).
5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня документов материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводится экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.
5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться на основе "Основных правил работы архивов организаций" (утверждены Росархивом от 06.02.2006).
5.5. Результат работ экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.
В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (приложение 2).
6. Хранение
6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.
6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации (приложение 3).
6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО, либо по его поручению РЦОИ.
6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое хранятся в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующимися в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988).
7. Уничтожение
.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.
7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

Формы и комплектация материалов и документов ЕГЭ в разных технологиях проведения ЕГЭ

В одном спецпакете:
- КИМ,
- бланк регистрации,
- бланк ответов №1,
- бланк ответов №2.

Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам:
- аудиокассеты с записями текстов для раздела "аудирование" в спецпакетах на письменную часть,
- чистые аудиокассеты для записи устных ответов участников ЕГЭ в спецпакетах на устную часть,
- задания по устной части в спецпакетах на устную часть.

спецпакеты с КИМ,
- именные бланки ответов "АВ" и "С" в спецпакетах с комплектом документации для аудитории ППЭ,
- дополнительные (неименные) бланки ответов "С" в спецпакете с комплектом документации для руководителя ППЭ.

Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам:
- аудиокассеты с записями текстов для раздела "аудирование" в спецпакетах с КИМ на письменную часть,
- спецпакеты с КИМ на устную часть,
- чистые аудионосители (аудиокассеты, диктофоны) в комплекте документации для руководителя ППЭ;
- бланки для устной части в комплекте документации для аудитории ППЭ.

- протокол "Распределение вариантов КИМ по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма ПФ-4),
- протокол выдачи дополнительного бланка ответов "C" (форма ПФ-7),
- протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника экзамена (форма ПФ-8),
- протокол контроля качества КИМ в ППЭ (форма ПФ-20),
- справка "Распределение участников экзамена по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма СФ-8),
- ведомость распределение участников экзамена по аудиториям ППЭ (форма ВФ-6),
- ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ (форма ВФ-7),
- ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8);
- ПФ-25 "Протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника экзамена".

Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам:
- ВФ-11 "Ведомость проведения устной части экзамена";
- ВФ-12 "Ведомость учета бланков проверки и аудионосителей";
- ВФ-10 "Ведомость аудионосителя".

Сводная справка об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ в 2006 году в
____________________________________________________
(наименование субъекта Российской Федерации)

Руководитель органа управления образованием субъекта Российской Федерации

ФИО___________________________________________

М.П.

*Субъекты Российской Федерации, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую строку таблицы.
**Данная строка заполняется только субъектами Российской Федерации, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

Сроки хранения материалов и документов ЕГЭ*

* В соответствии с классификацией, приведенной в п. 2.1. настоящих Рекомендаций.

Скачать файл в формате zip